Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten NetInfo yritysasiakasrekisterissä käsitellään henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä
NetInfo
PL 21, 00211 Helsinki
Y-tunnus: 2580946-3
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Asiakaspalvelu
0200 18800 (1,98€/min + pvm)
info@netinfo.fi
Rekisterin nimi
NetInfo yritysasiakasrekisteri, joka perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen tai rekisteröidyn suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen. Henkilötietoja voidaan käyttää myös suoramarkkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä.
Asiakaspuhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä, kuten sähköposti- tai tekstiviestit tallentaa. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää voidaan käyttää liiketapahtumien todentamiseksi, reklamaatioiden selvittelyyn, palvelun laadun kehittämiseksi ja koulutukseen. Ainoastaan asiakastietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröidystä seuraavia tietoja:
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään vähintään asiakassuhteen keston ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lainsäädännön tai muun viranomaislähteen määräämän esim. kirjanpitolain velvoitteen täyttämiseksi. Henkilötiedot pyritään pitämään oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.
Puhelutallenteet säilytetään vähintään 2 ja enintään 12 kuukautta. Reklamaatiotilanteissa voidaan yksittäisiä tallenteita säilyttää pidempään, kuitenkin enintään 18 kuukautta.
Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään henkilöltä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä, palvelua käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden, kuten markkinointikilpailujen ja arpajaisten yhteydessä.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhteistyökumppaneilleen ja asiakasyrityksilleen, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen sopimuksen perusteella. Tällöin henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.
Henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä voidaan käsitellä rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen sopimuksen perusteella.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
Rekisterin suojaus
Rekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatussa tilassa. Järjestelmä on suojattu palomuurein ja erilaisin salaus ja verkkotekniikoin ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.
Rekisterinpitäjä päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa rekisterin käyttöoikeudet siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Työsuhteen päättymisen jälkeen käyttöoikeudet poistetaan.
Järjestelmään kirjautuminen on mahdollista vain yksilöllisellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmän käyttöä valvotaan säännöllisesti suoritettavilla ylläpitoimenpiteillä. Järjestelmä on kytketty palveluiden seurantapalveluun, josta lähtee vikatilanteissa automaattisesti hälytykset 24/7.
Rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin rekisterin tietoihin. Toimeksiantosopimuksilla velvoitetaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleviä tahoja suojamaan henkilötiedot vastaavalla tavalla.
Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröity voi hallita ja muokata osittain omia tietojaan kirjatumalla palveluun.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai suoramarkkinointiin ja mielipide- tai markkinatutkimukseen sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän osoitteeseen.
Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän osoitteeseen.
Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai jonkin muun oikeuksille
Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
